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Archiver les mails [ Nouveau ! ]

Public concerné : Cette documentation s’adresse aux informaticiens de la DSI ainsi qu’aux utilisateurs experts. Si vous ne faites pas partie de ces 2 catégories et si vous souhaitez archiver vos messages, vous êtes invité à créer un ticket sur GLPI, un technicien vous accompagnera dans cette démarche.

Afin que les emplacements des archives soient unifiées aussi bien pour les utilisateurs sous système Windows et Linux, une réflexion menée au sein de la DSI nous a conduit à mettre en place cette procédure unique à appliquer pour l’ensemble de nos utilisateurs.

Pourquoi archiver les mails ?

 

L’archivage des mails permet d’occuper moins de place sur votre espace de messagerie en ligne IMAP, en 2021 il facilitera également la migration vers la messagerie unifiée PARTAGE proposée par Renater.

Archivage : par quelle étape commencer ?

L’archivage intervient après que l’utilisateur ait procédé au nettoyage de sa messagerie.
Pour nettoyer la messagerie vous pouvez suivre les étapes sur la fiche suivante :

E-mails : garder le contrôle [ Nouveau ! ]

Comment archiver ses mails sous windows ?


Création du répertoire “archivemails” sur le lecteur U :

 

Dans une fenêtre explorateur de Windows taper U:\

Créer ensuite le répertoire nommé archivemails

Pour le lecteur U:\ accessible hors connexion, faites un clic droit sur le lecteur et sélectionner “toujours rendre disponible hors connexion” comme ci-dessous :

 

Paramétrer vos archives dans Thunderbird afin qu’elles soient sauvegardées sur le dossier U:\archivemails

 

Thunderbird permet l’archivage de messages, c’est-à-dire le déplacement de leur dossier d’origine vers un dossier d’archives.
Cela permet d’alléger votre boîte de réception (ou tout autre dossier) des messages traités, et d’en conserver une trace consultable rapidement à tout moment puisque les messages archivés sont indexés par l’outil de recherche de Thunderbird.

Configurer l’emplacement des archives dans les dossiers locaux

 

Si Thunderbird contient plusieurs comptes l’emplacement des messages archivés doit être configuré pour chaque compte individuellement.Ouvrez le menu Outils> Paramètres des comptes,

  1. Sélectionnez le compte désiré dans le panneau de gauche (exemple ici Ecole)
  2. Puis cliquez sur Copies et dossiers
  3. Dans la partie, Archives des messages, cochez la case Conserver les archives dans : sélectionner “dossiers locaux

 

Paramétrer les dossiers locaux afin qu’ils soient sauvegardés sur U:\archivemails

 

Configurer l’arborescence des archives

Vous pouvez définir la structure du dossier d’archives en cliquant sur le bouton Options d’archivage

Ensuite, vous pouvez choisir si vous souhaitez utiliser un dossier unique pour toutes vos archives, ou définir des sous-dossiers, comme indiqué dans l’illustration ci-dessous :

Vous pouvez également conserver la structure existante de vos courriers :

Pour archiver un ou plusieurs messages

  1. Sélectionnez les messages souhaités, (pour la sélection non contiguë utilisez la touche ctrl + clic gauche)
  2. Puis cliquez sur le bouton droit “Archiver”

Résultat : un dossier 2020 contenant les messages précédemment sélectionnés est créé dans les archives

 

Archiver ses mails sur le lecteur U pour Linux Ubuntu

Pour archiver vos mails sous Linux Ubuntu suivez les étapes suivantes :

Création du répertoire du montage Windows :

 

Toutes les commandes sont exécutées dans un terminal avec un compte utilisateur qui doit comporter les droits sudo.

Si cifs-utils n’est pas déjà installé tapez :

sudo apt-get install cifs-utils

cd /mnt
sudo mkdir U-nomdelutilisateur
sudo chown nomdelutilisateur U-nomdelutilisateur

A la racine du home de l’utilisateur créer le fichier suivant :

vi .smbcred
username=nomutilisateur
password=XXXXXXXXXX
domain=EMSE2000.LOCAL

Remplacer les droits sur le fichier :

chmod 640 .smbcred

Rajouter les lignes suivantes pour un montage automatique au boot de la machine :

sudo vi /etc/fstab

# U baie-netapp2 save archive mail
//baie-netapp2.emse.fr/nomutilisateur /mnt/U-nomutilisateur cifs _netdev,auto,uid=nomutilisateur,credentials=/home/local/EMSE2000/nomutilisateur/.smbcred 0 0

Le chemin du home peut-être différent suivant votre configuration comme par exemple :

//baie-netapp2.emse.fr/nomutilisateur /mnt/U-nomutilisateur cifs _netdev,auto,uid=nomutilisateur,credentials=/home/nomutilisateur/.smbcred 0 0

Pour connaître exactement l’emplacement de votre home tapez :

cd

puis :

pwd

Activation du montage du lecteur U

 

Taper la commande :

sudo mount -a

Ou bien faire un reboot de l’ordinateur pour la prise en charge du montage du lecteur U

Avec le compte de l’utilisateur faire la création du répertoire suivant :

cd /mnt/U-nomutilisateur/
mkdir archivemails

Ensuite dans Thunderbird définir le répertoire des archives dans le répertoire suivant :

/mnt/U-nomutilisateur/archivemails

Attention !

L’accès à ce montage hors école ne sera possible que si la connexion VPN est activée.

Lors du changement annuel du mot de passe Ldap, il faut que l’utilisateur pense a modifier le mot de passe enregistré dans les fichiers ~/nomutilisateur/.smbcred .