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E-mails : garder le contrôle

La DSI vous incite à profiter des moments de calme pour alléger votre messagerie.

Faire le ménage pourquoi ?

    • Pour atteindre une meilleure organisation du travail au quotidien (recherche de courriels, détachement des pièces jointes sur des outils sécurisés et adaptés)
    • Pour des raisons de sécurité (l’email est aujourd’hui le premier vecteur d’attaque utilisé par les pirates)
    • Pour des raisons de conformité avec le RGPD. La CNIL recommande de ne pas conserver des données à caractère personnel dans les courriels (pièces d’identité, CV, contrats, évaluations annuelles…)
    • Pour réduire votre impact sur l’environnement

Comment m’y prendre concrètement ?

1. Je supprime les messages les plus lourds (ou uniquement les pièces-jointes)

Cette méthode est la plus efficace pour rapidement alléger votre messagerie (n’oubliez pas de vider ensuite la corbeille !).
Via une recherche (que vous pouvez enregistrer) sur la taille des courriels. Cf. sur le forum 

2. J’archive mes anciens messages importants

Par défaut les archives restent sur le serveur de messagerie, afin d’alléger les serveurs mails ouvrez un ticket afin qu’un technicien les sauvegarde en local ou les place parmi vos documents classiques sauvegardés ailleurs (ex : dans vos dossiers Seafile)

3. Comment savoir si ma messagerie fait la bonne taille ?

Depuis votre client de messagerie Partage, votre consommation (et votre quota) est indiquée en temps réel en haut à droite. Placer le pointeur de la souris sur votre nom !

Si votre messagerie dépasse les 90%, le ménage devient urgent !

4. Mails : Les bonnes pratiques

Plus largement appliquez toujours les conseils qui suivent pour une bonne gestion de vos courriels à Mines Saint-Étienne :
      • Classez vos mails dès leur arrivée et éliminez d’entrée les spams
      • Ne multipliez pas les destinataires et adaptez vos listes de destinataires régulièrement
      • Remplacez les pièces jointes par un lien hypertexte qui renvoie sur Seafile
      • Pour les documents très lourds, pensez à les partager via Seafile ou utilisez les dépôts temporaires comme Filesender, surtout lorsqu’il y a plusieurs destinataires
        Les données sont « nettoyées » au bout de quelques jours. De plus, le téléchargement ne se fait que par le destinataire et s’il le souhaite
      • Créez des documents légers et bien conçus, fichiers compressés,  PDF  basse  définition
      • Optimisez les visuels avant de les insérer dans une présentation : certains logiciels, comme Powerpoint, comprennent une option de compression
      • Créez une signature allégée ne comportant que du texte pour vos interlocuteurs proches et fréquents
      • Supprimez les pièces jointes des messages auxquels vous répondez

5. Un peu de lecture…