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E-mails : garder le contrôle [ Nouveau ! ]

La DSI vous incite à profiter des moments de calme pour alléger votre messagerie.

Faire le ménage pourquoi ?

  • Pour atteindre une meilleure organisation du travail au quotidien et retrouver rapidement les mails utiles
  • Pour réduire votre impact sur l’environnement
  • Pour des raisons de sécurité (l’email est aujourd’hui le premier vecteur d’attaque utilisé par les pirates), de RGPD.
  • Pour vous préparer progressivement aux évolutions futures.
    En effet l’outil de messagerie va migrer en 2021 vers la solution de messagerie collaborative mutualisée pour la communauté Enseignement/Recherche proposée par RENATER (Zimbra) présentée ici: https://www.renater.fr/fr/PARTAGE

Comment m’y prendre concrètement ?

1. Je supprime les messages les plus lourds (ou uniquement les pièces-jointes)

Cette méthode est la plus efficace pour rapidement alléger votre messagerie (n’oubliez pas de vider ensuite la corbeille !).

Dans votre logiciel de courriel Thunderbird, classer les courriers par taille et supprimer les plus lourds.
Pour afficher la taille des messages : Je fais un Clic droit sur la ligne “Correspondants, Sujet, date…” et je coche “Taille” si besoin

Je classe du plus lourd au plus léger et je supprime les messages les plus volumineux [ou au moins les pièces jointes via un clic droit sur la pièce jointe puis Détacher (pour enregistrer la/les pièce(s) avant suppression de celle-ci) ou Supprimer directement].

2. Je classe mes messages par année et je ne garde que l’année en cours

3. J’archive mes messages importants

Par défaut les archives restent sur le serveur de messagerie, afin d’alléger les serveurs mails ouvrez un ticket afin qu’un technicien les sauvegarde en local ou les place parmi vos documents classiques sauvegardés ailleurs (ex : dans vos dossiers Seafile)

ATTENTION : Si vous souhaitez archiver vous-même vos courriels, merci d’attendre la procédure diffusée par la DSI à la rentrée 2020 !

4. Comment savoir si ma messagerie fait la bonne taille ?

    • Je me connecte au portail, dans l’onglet “Mes informations” puis dans la rubrique “Messagerie” (données actualisées 1 fois par jour).
    • Ou connectez-vous sur votre webmail SOGo (accessible depuis l’onglet “Mon Espace” de votre portail EMSE). Votre consommation est indiquée en temps réel en haut à gauche.
    • Ou depuis votre client de messagerie Thunderbird. Si votre boîte dépasse 75% de votre quota, votre consommation est indiquée en temps réel en bas à droite..

Si votre messagerie dépasse les 85 %, le ménage devient urgent !

5. Mails : Les bonnes pratiques

Plus largement appliquez toujours les conseils qui suivent pour une bonne gestion de vos courriels à Mines Saint-Étienne :

      • Classez vos mails dès leur arrivée et éliminez d’entrée les spams
      • Ne multipliez pas les destinataires et adaptez vos listes de destinataires régulièrement
      • Remplacez les pièces jointes par un lien hypertexte qui renvoie sur Seafile
      • Pour les documents très lourds, pensez à les partager via Seafile ou utilisez les dépôts temporaires comme Filesender, surtout lorsqu’il y a plusieurs destinataires
        Les données sont « nettoyées » au bout de quelques jours. De plus, le téléchargement ne se fait que par le destinataire et s’il le souhaite
      • Créez des documents légers et bien conçus, fichiers compressés,  PDF  basse  définition
      • Optimisez les visuels avant de les insérer dans une présentation : certains logiciels, comme Powerpoint, comprennent une option de compression
      • Créez une signature allégée ne comportant que du texte pour vos interlocuteurs proches et fréquents
      • Supprimez les pièces jointes des messages auxquels vous répondez

6. Un peu de lecture…